Fissa appuntamenti sul calendario con gli Agenti AI

Quando usarlo

L'agente di booking è perfetto per studi medici, saloni, consulenti, agenzie immobiliari e qualsiasi business che lavora su appuntamento. Gestisce prenotazioni, modifiche e cancellazioni 24/7 senza intervento umano.

Configurazione base

Nella Chat AI, descrivi l'agente così:

"Crea un agente che gestisce le prenotazioni per [tipo di attività]. Deve verificare la disponibilità sul calendario, proporre gli slot liberi, confermare l'appuntamento e inviare un promemoria. I servizi disponibili sono [lista servizi con durata]."

L'AI ti chiederà di collegare il calendario. DeepAgent si integra nativamente con Google Calendar e presto anche con Microsoft outlook. 

Collegare il calendario

Nelle azioni in-call, attiva l'integrazione calendario. L'agente potrà:

• Vedere gli slot disponibili in tempo reale

• Creare nuovi appuntamenti

• Modificare appuntamenti esistenti

• Cancellare con gestione della policy

Definisci le regole: orari di apertura, durata minima tra appuntamenti, buffer time, giorni di chiusura.

Gestire più servizi

Se offri servizi diversi con durate diverse, l'agente deve prima capire cosa serve al cliente.

Esempio per uno studio dentistico:

• Visita di controllo: 30 minuti

• Pulizia dentale: 45 minuti

• Prima visita: 60 minuti

• Urgenza: slot dedicati

Nella Chat AI specifica: "I servizi sono: [lista con durate]. L'agente deve chiedere il motivo della visita e proporre slot della durata corretta."

Dati da raccogliere

Per ogni prenotazione raccogli:

• Obbligatori: nome, cognome, telefono, data/ora preferita, email (se non era già nella lista)

• Consigliati: servizio richiesto, note particolari

Ovviamente i dati cambiano moltissimo in base al tipo di appuntamento che dovete prenotare. 

Gestire le modifiche

L'agente deve riconoscere se il chiamante ha già un appuntamento e offrire di:

• Confermare l'appuntamento esistente

• Spostarlo a un'altra data

• Cancellarlo (con eventuale policy)

Esempio: "Vedo che hai un appuntamento il 15 marzo alle 10:00. Vuoi confermarlo, spostarlo o cancellarlo?"

Promemoria automatici

Configura nelle azioni post-chiamata l'invio di:

• Conferma immediata: SMS o email subito dopo la prenotazione

• Reminder 24h prima: promemoria con data, ora e indirizzo

• Reminder 2h prima: ultimo promemoria (opzionale)

per creare dei reminder o per inviare delle notifiche puoi usare il workflow builder per creare un workflow che gestisce il post chiamata e il post prenotazione dell’agente.

Se usi n8n, puoi creare un workflow che gestisce i promemoria e le eventuali richieste di conferma.

Quello che ti consigliamo inoltre è di definire e comunicare chiaramente all’agente le seguenti tematiche:

• Entro quando si può cancellare senza penali

• Come gestire i no-show

• Se richiedere conferma prima dell'appuntamento

L'agente deve comunicare queste policy quando prenota: "Ti ricordo che per cancellare o spostare l'appuntamento ti chiediamo di avvisarci almeno 24 ore prima."

Metriche da monitorare

• Tasso di prenotazione: % di chiamate che risultano in appuntamento

• No-show rate: % di appuntamenti saltati

• Tempo medio di prenotazione: quanto ci mette l'agente a completare

• Slot più richiesti: per ottimizzare la disponibilità

Errori comuni

Troppi slot proposti: non elencare 10 disponibilità. Proponi 2-3 opzioni e chiedi se vanno bene, altrimenti cerca altre date.

Nessuna conferma: sempre riepilogare l'appuntamento prima di chiudere. "Perfetto, ti confermo: appuntamento il [data] alle [ora] per [servizio]. È corretto?"

Ignorare i vincoli: se il cliente chiede un orario impossibile, l'agente deve spiegare perché e proporre alternative, non semplicemente dire "non disponibile".