Lista: Prepara la lista di contatti da chiamare

Per fare una campagne outbound di successo, la prima cosa da fare è preparare una lista di contatti adeguata per la campagna.

Nella lista di contatti serve una sola cosa obbligatoria: una colonna con i numeri di telefono. Tutto il resto è facoltativo, ma ogni colonna in più diventa una variabile che l'agente può usare per personalizzare la chiamata.

Quindi puoi chiamare contatti anche solo se hai il loro numero di telefono, ma se hai anche nome, email, azienda ecc. l’agente userà questi dati per rendere la chiamata più personale.

Come deve essere fatto il file

Colonne riconosciute automaticamente:

• phone — obbligatoria, il numero da chiamare

• firstName / lastName — nome e cognome

• email

• company — azienda

Qualsiasi altra colonna (per esempio città, numero pratica, prodotto di interesse...) diventa un campo personalizzato e può essere richiamata nello script come variabile dinamica.

💡 Dai alle colonne nomi leggibili — nome_cliente, non "Colonna A". Ti serviranno per riconoscerle in fase di mappatura e per richiamarle nello script.

I numeri di telefono

Inserisci i numeri con il prefisso internazionale (+39...). Se importi numeri senza prefisso viene applicato il paese selezionato, con l'Italia come impostazione predefinita.

Due modi per caricare i contatti

Direttamente nella campagna

Se guardi sulla sidebar, trovi un pulsante con scritto Campagna.

In fase di creazione campagna, nella sezione di importazione contatti, puoi caricare un file CSV, collegare un Google Sheet o inserire i numeri manualmente, uno per riga.

È la via più rapida se la lista serve solo per quella campagna.

Nella sezione Gestione Contatti

Se vuoi riutilizzare i contatti, tenerne lo storico e segmentarli, importali prima in Gestione Contatti:

1. Clicca Importa in alto a destra

2. Carica il CSV e scegli il separatore — virgola o punto e virgola

3. Controlla l'anteprima delle prime righe

4. Mappa le colonne ai campi corrispondenti; quelle che non ti servono impostale su "Ignora"

5. Assegna uno stage e dei tag comuni a tutti i contatti importati (es. import-gennaio): ti serviranno per ritrovarli

6. Avvia l'importazione

A fine import vedi quanti contatti sono stati importati, quanti duplicati sono stati saltati e quali righe hanno dato errore, con il motivo.

Attenzione: le mappature sono due

Durante il caricamento incontri due mappature diverse, in due punti della stessa schermata, ed è facile accorgersi solo della prima:

1. I campi del contatto — nome, cognome, email, azienda, telefono. Servono a salvare il contatto in anagrafica.

2. Le variabili dinamiche — più in basso. Servono all'agente per personalizzare quello che dice in chiamata.

Sono cose distinte: mappare le prime non mappa le seconde.

Se salti la mappatura del nome, in anagrafica ti ritroverai contatti con nome "sconosciuto". Se salti quella delle variabili, l'agente non potrà usarle nello script.

Crea una lista per la campagna

Dalle Liste nella sezione Contatti puoi raggruppare i contatti da usare nelle campagne outbound:

• Lista statica — scegli tu i contatti, l'elenco resta fisso

• Lista smart — definisci dei filtri (stage, tag, sorgente...) e la lista si aggiorna da sola man mano che arrivano contatti che rispettano i criteri

Nel dettaglio di una lista c'è la scheda Readiness: mostra quali variabili della campagna risultano valorizzate sui contatti. Guardala prima di lanciare — è il modo più veloce per accorgersi che metà della lista ha il campo nome vuoto e l'agente saluterà nel vuoto.

Quanti contatti per campagna

Consigliamo tra i 500 e i 1000 contatti per campagna.

Se la lista è più lunga, spezzala: campagne più piccole sono più facili da monitorare e da fermare se qualcosa non va.

🚨Attenzione: se usi delle variabili dinamiche nel prompt (esempio: Nome Azienda), la colonna del csv/Google Sheet deve essere popolato con il nome delle Aziende e non deve essere lasciata vuota altrimenti:

• Cade la linea: quindi la chiamata potrebbe andare in fallimento

• Nome Azienda: l’Agente non dirà il nome dell’Azienda, ma dirà il nome del campo. Esempio: “Buongiorno, parlo con NOME AZIENDA?