Come usare il Contact Manager

1. Introduzione

La sezione Contatti è il CRM integrato di DeepAgent: contiene tutti i numeri di telefono e le persone con cui i tuoi agenti vocali interagiscono, in inbound o outbound.

Da qui puoi:

• Mantenere un’anagrafica unica e ordinata di tutti i tuoi contatti.

• Importare in massa i tuoi lead da CSV

• Organizzare i contatti con Stage, Tag e Liste.

• Vedere lo storico completo delle chiamate per ogni persona.

• Decidere quale agente può (o non può) chiamare un determinato contatto.

2. Accesso alla sezione Contatti

1. Accedi a DeepAgent con le tue credenziali.

2. Nel menu laterale di sinistra clicca su Contatti.

3. Vieni portato all’URL /dashboard/contacts.

⚠️ La sezione è disponibile sugli account con il modulo CRM attivo. Se non vedi la voce nel menu, contatta il supporto.

3. Panoramica dell’interfaccia

All’apertura della pagina trovi:

• Header con titolo “Contatti” e breadcrumb.

• Tab Contatti / Tab Liste in alto.

• Barra di ricerca per cercare per nome, telefono, email o azienda.

• Pulsante Filtri che apre il pannello laterale.

• Toggle vista: Tabella ↔︎ Kanban.

• Pulsante Importa (CSV).

• Pulsante + Aggiungi Contatto.

4. Creare un contatto

1. Clicca sul pulsante + Aggiungi Contatto in alto a destra.

2. Si apre una finestra di dialogo con i seguenti campi:

1. Clicca Salva: il contatto compare immediatamente nella tabella.

💡 Suggerimento: il numero di telefono viene normalizzato automaticamente in formato internazionale (Es. +39...). Se inserisci un numero senza prefisso, viene usato il paese selezionato.

5. Importare contatti da CSV

L’import CSV è il modo più veloce per caricare grandi quantità di lead.

Step 1 — Apertura wizard

1. Clicca Importa nella barra in alto.

2. Si apre un pannello laterale (sheet) sulla destra.

Step 2 — Upload del file

1. Trascina il file CSV nella drop zone, o clicca per selezionarlo.

2. Scegli il separatore: virgola , (default) oppure punto e virgola ;.

3. Viene mostrata un’anteprima delle prime righe.

Step 3 — Mappatura colonne

Associa ciascuna colonna del CSV a un campo di DeepAgent:

• firstName (obbligatorio)

• lastName

• phone (obbligatorio)

• email

• company

• customField (per dati extra che diventeranno campi personalizzati)

• Ignora (per le colonne che non vuoi importare)

Step 4 — Configurazione globale

Imposta per tutti i contatti importati:

• Stage (default: Nuovo).

• Tag comuni (es. import-gennaio-2026).

Step 5 — Importazione e risultati

1. Clicca Avvia importazione.

2. Una barra di progresso mostra l’avanzamento in tempo reale.

3. Al termine vedi:

   • ✅ Importati

   • ⚠️ Duplicati saltati (contatti con stesso telefono/email già presenti)

   • ❌ Errori (con riga e motivo)

💡 Puoi annullare un import in corso con il pulsante Annulla.

6. Modificare un contatto

Esistono due modi per modificare un contatto:

A) Modifica rapida dalla tabella

1. Nella tabella, clicca sull’icona ✏️ (matita) nella colonna Azioni.

2. Si apre il dialog con i campi precompilati.

3. Modifica e clicca Salva.

B) Modifica completa dal dettaglio

1. Clicca sulla riga del contatto per aprirne la pagina di dettaglio.

2. Nel pannello sinistro clicca Modifica.

3. Tutti i campi diventano editabili inline.

7. Eliminare contatti

⚠️ Attenzione: l’eliminazione è definitiva e non reversibile.

1. Dalla tabella, clicca sui tre puntini (⋯) nella colonna Azioni → Elimina.

2. Conferma nel dialog mostrando il nome/telefono del contatto.

Per eliminare più contatti contemporaneamente vedi Azioni multiple (bulk).

8. Ricerca e filtri

Ricerca testuale

La barra di ricerca in alto cerca simultaneamente su: Nome, Cognome, Telefono, Email e Azienda.

Pannello filtri

Clicca su Filtri per aprire il pannello laterale e combinare i seguenti criteri:

I filtri sono combinabili (operatore AND). Clicca Pulisci per resettarli.

9. Vista Tabella vs Vista Kanban

In alto a destra trovi un toggle con due icone:

Vista Tabella (default)

Mostra le colonne: Nome | Telefono | Email | Azienda | Stage | Tag | Ultima contattazione | Azioni.

Vista Kanban (Board)

Mostra 5 colonne, una per ciascuno Stage. Ogni contatto è una card.

• Drag & drop una card fra colonne per cambiare stage istantaneamente.

• La card mostra Nome, Telefono e i Tag principali.

10. Stage dei contatti

Lo Stage rappresenta lo stato del contatto nel funnel:

Lo stage si aggiorna automaticamente in base agli outcome delle chiamate, oppure manualmente:

• Dalla vista Kanban con drag & drop.

• Dal dettaglio contatto tramite il dropdown Stage.

11. Tag

I tag sono etichette libere per segmentare i contatti (es. vip, roma, non-richiamare).

Aggiungere un tag

1. Apri il dettaglio del contatto.

2. Nella sezione Tag, clicca +.

3. Cerca un tag esistente o digita un nuovo nome → il tag viene creato al volo.

Rimuovere un tag

Clicca la X sulla chip del tag.

12. Note

Nel pannello sinistro del dettaglio contatto trovi una textarea Note:

• Lunghezza massima: 5000 caratteri.

• Salvataggio automatico (debounce 2 secondi).

• Indicatore di stato: “Salvataggio…”, “Salvato ✓”, “Errore”.

• Il contatore di caratteri appare oltre i 4500.

13. Campi personalizzati

DeepAgent gestisce due tipi di campi personalizzati:

Campi stabili (editabili)

Definiti da te (ad es. partita_iva, codice_cliente). Editabili da:

• Form di creazione contatto.

• Form di modifica contatto.

• Mapping CSV (colonna mappata come customField).

Campi raccolti dagli agenti (read-only)

Le informazioni raccolte automaticamente dai bot durante le chiamate (es. orari di disponibilità, preferenze prodotto). Sono raggruppati per agente e contrassegnati dall’icona 🤖.

14. Liste contatti (Statiche e Smart)

Le Liste sono raccolte di contatti che puoi usare nelle campagne outbound.

Accedi da Tab Liste nella pagina Contatti, oppure da /dashboard/contacts → toggle “Liste”.

Liste Statiche

Contatti aggiunti manualmente, l’elenco resta fisso.

Creare una lista statica:

1. Tab Liste → + Nuova Lista.

2. Inserisci Nome e Descrizione.

3. Seleziona tipo Statica.

4. Aggiungi contatti con il selettore.

Liste Smart

Si popolano dinamicamente in base a filtri (stage, tag, sorgente, ecc.): ogni nuovo contatto che rispetta i criteri entra automaticamente.

Creare una lista smart:

1. Tab Liste → + Nuova Lista.

2. Seleziona tipo Smart.

3. Definisci i filtri nel condition builder.

4. Salva: l’elenco si aggiorna in tempo reale.

Dettaglio lista

Clicca su una lista per aprirne il dettaglio:

• Tabella/Kanban dei contatti contenuti.

• Tab Readiness: mostra quali variabili campagna sono valorizzate sui contatti.

• Pulsante Aggiungi contatti (solo liste statiche).

15. Azioni multiple (bulk)

1. Nella tabella, attiva le checkbox sulle righe dei contatti.

2. In basso compare la toolbar bulk con il numero selezionato.

3. Azioni disponibili:

   • 📁 Crea lista (statica) con i contatti selezionati.

   • 🏷️ Aggiungi tag a tutti i selezionati.

   • 📤 Esporta in CSV o JSON.

   • 🗑️ Elimina in massa (con conferma).

16. Esportare contatti

Due modi per esportare:

A) Esporta tutti i contatti

Dal menu in alto → Esporta → scegli CSV o JSON.

B) Esporta solo i selezionati

Usa la bulk toolbar (vedi Azioni multiple).

Il file scaricato contiene: nome, cognome, telefono, email, azienda, stage, tag (concatenati), data creazione, campi personalizzati.

17. Dettaglio contatto e storico chiamate

Clicca su una riga della tabella per aprire la pagina /dashboard/contacts/[id].

Pannello sinistro: informazioni

• Anagrafica (Nome, Telefono, Email, Azienda).

• Stage corrente (modificabile).

• Tag (aggiungi/rimuovi).

• Note (auto-save).

• Campi personalizzati e raccolti.

• Lista agenti che hanno chiamato (con possibilità di blocco).

Pannello destro: timeline chiamate

Per ogni chiamata:

• 📅 Data e ora.

• 📞 Direzione (in entrata / in uscita).

• 🎯 Outcome: Successo / Fallito / Nessuna risposta / Irraggiungibile.

• 🤖 Nome agente che ha gestito la call.

• ⏱️ Durata MM:SS.

• 📝 Riepilogo (summary del transcript), se disponibile.

Clicca su una card → si apre il modal con il transcript completo.

Il pulsante Carica altri in fondo carica le chiamate più vecchie (paginazione).

18. Bloccare un agente su un contatto

In alcuni casi vuoi che un agente specifico non chiami più un determinato contatto (es. richiesta di non essere contattato).

1. Apri il dettaglio contatto.

2. Nella sezione Agenti, trova la card dell’agente.

3. Clicca Blocca agente.

4. Nel dialog inserisci una nota (motivazione, max 1000 caratteri).

5. Conferma: la card mostrerà il badge rosso BLOCCATO.

⚠️ Il blocco cancella anche i recall programmati per quel contatto.

Per sbloccare: clicca Sblocca sulla card.

20. FAQ e Troubleshooting

❓ Il mio import CSV ha saltato delle righe — perché? Probabilmente sono duplicati (stesso telefono o email già presenti). Controlla il riepilogo finale: nella sezione “Saltati” viene indicata la riga e il motivo.

❓ Posso ripristinare un contatto eliminato? No. L’eliminazione è definitiva. Per sicurezza esporta sempre i contatti prima di operazioni bulk di delete.

❓ Quanti contatti posso importare in un singolo CSV? Non c’è un limite hard, ma per file molto grandi (>10.000 righe) l’import potrebbe richiedere qualche minuto. La barra di progresso ti mostra lo stato.

❓ Posso cercare/filtrare per più tag contemporaneamente? Sì, dal pannello Filtri puoi selezionare più tag (operatore OR all’interno della stessa categoria, AND fra categorie diverse).

❓ Cosa succede se cambio Stage manualmente? Lo stage rimane forzato a quel valore finché un evento (es. nuova call) non lo aggiorna nuovamente in modo automatico.

❓ Le Liste Smart si aggiornano in tempo reale? Sì, ogni volta che un contatto nuovo o modificato rispetta i criteri della lista, entra (o esce) automaticamente.

❓ Bloccare un agente impedisce anche chiamate inbound? No: il blocco vale solo per le chiamate outbound che parte da quell’agente verso il contatto.

21. Glossario

• Contatto: una persona/numero di telefono nel CRM.

• Stage: stato del contatto nel funnel (Nuovo, Nessuna risposta, Irraggiungibile, Successo, Fallito).

• Tag: etichetta libera per segmentare i contatti.

• Lista Statica: collezione fissa di contatti, selezionati manualmente.

• Lista Smart: collezione dinamica di contatti, definita da filtri.

• Sorgente: da dove proviene il contatto (CSV, manuale, inbound, outbound, campagna, backfill).

• Campo stabile: dato anagrafico personalizzato editabile manualmente.

• Campo raccolto: dato estratto automaticamente dagli agenti durante una call.

• Esclusione agente: regola che impedisce a uno specifico agente di chiamare uno specifico contatto.

• Integrazione: collegamento con una sorgente esterna (es. Google Sheets) per sincronizzare contatti.