Guida ai Workflow

Immagina di poter assumere un collaboratore instancabile che, ogni volta che succede qualcosa di importante — arriva un lead, finisce una chiamata, ti scrivono da un modulo — sa esattamente cosa fare, nell'ordine giusto, senza mai dimenticarsene. Chiama, aspetta il momento buono, manda il messaggio, aggiorna il foglio, avvisa il collega. E lo fa alle 3 di notte come alle 3 del pomeriggio.

Ecco, un workflow è questo collaboratore. Solo che non lo assumi: lo disegni. In questa guida costruiamo insieme il tuo primo workflow, partendo da zero, e vediamo tutti i pezzi che hai a disposizione.

Come funziona il workflow

Un workflow è una catena di domino: tu decidi cosa fa cadere il primo (il trigger), poi allinei i pezzi che cadono uno dopo l'altro (le azioni). Dove serve scegliere una strada piuttosto che un'altra, metti un bivio (una condizione).

Tre ingredienti, sempre gli stessi:

• Trigger — l'evento che accende tutto. "Quando finisce una chiamata…", "Quando arriva un lead…". Ogni workflow ne ha almeno uno, ed è sempre il primo pezzo.

• Azioni — le cose che il workflow fa: una chiamata, un messaggio WhatsApp, un'email, una riga aggiunta a un foglio Google, una pausa.

• Condizioni — i bivi, dove il percorso si divide in Vero / Falso a seconda dei dati.

Tenendo a mente questi tre, non ti perderai mai, per quanto grande diventi il tuo workflow.

Dove si trova

Vai su Dashboard → Workflow (/dashboard/workflow). È la tua "sala di controllo":

• In alto, tre numeri a colpo d'occhio: workflow attivi, esecuzioni di oggi, totale.

• Sotto, la lista dei tuoi workflow, con filtri Tutti / Attivi / Inattivi / Bozze e una barra di ricerca.

• E, in evidenza, il pulsante che ci interessa adesso: "Crea workflow".

Se non vedi la sezione Workflow nel menu, vuol dire che non è ancora attiva sul tuo workspace: basta chiederne l'abilitazione al supporto.

Costruiamo il primo: "il follow-up che non ti dimentichi mai"

Prendiamo un caso vero e concreto. Il tuo agente vocale fa una chiamata a un potenziale cliente. Tu vorresti che, appena la chiamata finisce, partisse in automatico un follow-up: un'email di ringraziamento se è andata bene, un messaggio WhatsApp di recupero se non ha risposto. Manualmente è una scocciatura che ci si dimentica di fare. Con un workflow, succede da solo. Vediamo come.

Passo 1 — Apri la tela

Clicca "Crea workflow". Nasce una bozza vuota e ti ritrovi nell'editor (/dashboard/workflow/[id]). Al centro c'è la tela, ancora bianca, che ti dà il benvenuto:

Inizia qui — Scegli un punto di partenza, o descrivi il workflow nella chat AI.

Due dettagli utili dell'editor prima di partire:

• A sinistra hai due schede: Nodi (il catalogo dei pezzi da trascinare a mano) e AI (una chat a cui racconti cosa vuoi e te lo costruisce lei — le dedichiamo tra poco una sezione tutta sua, perché è la scorciatoia più comoda).

• In alto trovi il nome del workflow (cliccaci e rinominalo, es. "Follow-up post-chiamata"), il pulsante Salva, il menù Test, e Pubblica. Ci torniamo.

I pezzi sulla tela sono carte impilate dall'alto verso il basso: si legge come un racconto, dalla prima riga all'ultima. Quando un pezzo crea un bivio, le due strade si aprono affiancate e poi si ricongiungono. Puoi zoomare, annullare (⌘Z) e rifare (⇧⌘Z) in libertà: sbagliare non costa niente.

Passo 2 — Metti la scintilla (il trigger)

Clicca "+ Trigger" e scegli "Chiamata completata". Nella configurazione a destra dici quale agente deve far scattare il workflow e, se vuoi, con quale esito (ha risposto, non ha risposto, segreteria…). Da questo momento, ogni volta che quell'agente chiude una chiamata, il domino parte.

Passo 3 — Aggiungi il bivio (la condizione)

Sotto il trigger, aggiungi un nodo Filtro (la condizione). Qui fai una domanda ai dati della chiamata: "l'obiettivo è stato raggiunto?". Il nodo si sdoppia in due uscite, Vero e Falso. Le regole sono semplici da comporre: scegli un campo, un operatore (uguale, diverso, contiene, maggiore, minore, è vuoto, non è vuoto) e un valore. Puoi anche mettere più regole insieme e combinarle con E / O.

Passo 4 — Riempi i due rami

• Ramo Vero → aggiungi un'azione Email: oggetto, corpo, destinatario. Nel testo puoi infilare i dati veri della chiamata (tra poco vediamo come): "Grazie della chiamata! Ecco un riassunto: …".

• Ramo Falso → prima un'azione Attendi (mettiamo 2 ore, così non sembri appiccicoso), poi un'azione WhatsApp che manda un template di recupero.

E il tuo collaboratore digitale è pronto. Ma prima di lasciarlo lavorare, mancano due cose: fargli passare i dati giusti, e provarlo.

Il segreto che fa funzionare tutto: le variabili

Un workflow non sarebbe granché se ogni email fosse identica. La magia è che i pezzi si passano informazioni l'un l'altro. Il trigger "Chiamata completata" non porta solo il segnale "è finita": porta con sé tutti i dati di quella chiamata — numero, esito, durata, riassunto, sentiment — e ogni azione a valle può pescarli.

Come? Ovunque puoi scrivere del testo, trovi il pulsante "Inserisci dati". Ti apre l'elenco di tutto ciò che è disponibile a quel punto del percorso: i campi del trigger e gli output dei passi precedenti. Li inserisci e diventano dei segnaposto tra doppie graffe, tipo:

Ciao {{contact.firstName}}, grazie per la chiamata di oggi.
Riepilogo: {{call.summary}}

Quando il workflow gira davvero, {{contact.firstName}} diventa "Marco" e {{call.summary}} il riassunto reale. Ogni destinatario riceve così un messaggio cucito su misura, senza che tu scriva una riga in più. Alcuni dei campi più usati:

• Contatto → {{contact.firstName}}, {{contact.phone}}, {{contact.email}}, {{contact.company}}

• Chiamata → {{call.status}}, {{call.summary}}, {{call.sentiment}}, {{call.goalMet}}, {{call.duration}}

• Output di un passo precedente → es. la risposta di una chiamata HTTP o di un nodo AI

Il modo veloce: costruiscilo parlando (la chat AI)

Adesso che conosci i pezzi, ecco la parte comoda: non sei obbligato a montarli a mano. Apri la scheda AI a sinistra e ti accoglie un assistente:

Ciao! Sono il tuo assistente per i workflow. Descrivimi cosa vuoi automatizzare e lo costruisco per te.

Gli scrivi in italiano semplice, come lo diresti a un collega:

"Quando una chiamata viene completata dall'agente Vendite, invia un'email di follow-up."

E lui costruisce il workflow sulla tela al posto tuo. Non solo il primo abbozzo: sa fare tre cose che fanno la differenza.

1. Ti mostra le modifiche prima di applicarle. Quando propone qualcosa vedi un riquadro "Modifiche proposte" con cosa verrebbe Aggiunto, Rimosso o Modificato, e due pulsanti: "Applica modifiche" o "Scarta". Per le aggiunte semplici le mette direttamente sul canvas ("Creato sul canvas — 3 step aggiunti · annulla con ⌘Z"). In ogni caso il controllo resta tuo: se non ti piace, un ⌘Z e via.

2. Capisce di cosa stai parlando. Se selezioni un nodo sulla tela, la chat lo sa (te lo segnala: "Stai parlando di:"). Così puoi dire "dopo questo passo aggiungi un WhatsApp" e lui lo aggancia nel punto giusto, senza che tu debba spiegargli dov'è.

3. Non si ferma al disegno. L'assistente ti accompagna fino a farlo funzionare davvero:

• Collega le integrazioni che servono. Se un passo ha bisogno di un'app non ancora connessa, te lo chiede con un pulsante — "Collega Slack per continuare" — e ti fa salvare le credenziali (es. una API key) al volo, senza uscire dalla chat.

• Lo testa e lo lancia. Può eseguire il workflow o farlo partire su un'intera lista con "Avvia su tutti i contatti", mostrandoti i log in tempo reale nel pannello a destra.

• Ripara gli errori da solo. Se uno step fallisce, l'assistente va a leggere l'esecuzione reale, capisce perché si è rotto (una configurazione sbagliata, una chiamata API andata male), lo sistema e riprova — iterando finché gira. E se gli serve un dato che non può sapere (un PIN, una credenziale), te lo chiede invece di indovinare.

Quando usare cosa. La chat AI è perfetta per partire da zero in fretta o per modifiche descrivibili a parole ("aggiungi un'attesa di un giorno prima del WhatsApp"). La scheda Nodi, il montaggio a mano, resta il tuo strumento per le regolazioni fini — spostare un ramo, aggiustare una condizione, mettere a punto una variabile. I due modi convivono: costruisci con l'AI, rifinisci a mano. Usa quello che in quel momento ti fa arrivare prima al risultato.

La cassetta degli attrezzi

Ecco tutti i pezzi che puoi comporre. Ho segnato onestamente cosa è già pronto e cosa è in arrivo (compare nel catalogo ma disattivato), così non costruisci su qualcosa che non c'è.

Trigger — da dove parte il domino

Azioni — le cose che il workflow fa

Logica — dove il percorso decide

• Filtro (condizione) — il bivio Vero / Falso di cui abbiamo parlato. ✅ Pronto

• Attendi — sì, è anche qui: una pausa è a tutti gli effetti una scelta di ritmo. ✅ Pronto

Un dettaglio prezioso: le tre uscite della chiamata

L'azione Chiamata in uscita non ha un semplice "dopo": ha tre momenti a cui puoi agganciare azioni diverse, ed è ciò che la rende potentissima.

• Chiamata avviata → parte appena la chiamata inizia. Es.: mandare subito un SMS con un link.

• Chiamata terminata → parte quando la chiamata è finita, con tutti i dati disponibili (riassunto, sentiment, obiettivo raggiunto). È qui che metti email di follow-up e aggiornamenti.

• Post-chiamata → il momento per le azioni che chiudono il cerchio dopo la chiamata.

Provalo prima di lasciarlo andare

Qui c'è la parte importante: un workflow tocca clienti veri — chiama, scrive, invia. Quindi prima di renderlo operativo, vale la pena verificarlo con calma. Hai tre modi, nel menù Test:

• Test — lo esegui a mano fornendo dei dati di prova. Usa sempre contatti/numeri tuoi di test quando provi, così sei sicuro di non disturbare nessuno mentre metti a punto i passaggi.

• Simula trigger — pensato per i webhook: l'editor si mette in ascolto, ti mostra l'URL e aspetta una vera richiesta in arrivo, così vedi il workflow reagire come nella realtà.

• Test con AI — è lo stesso assistente della chat: genera dati d'esempio realistici (usando numeri e contatti di prova quando può), fa girare il workflow, analizza ogni passo e prova a correggere da solo ciò che non torna, ri-eseguendo finché funziona. Ottimo per una prima passata veloce.

Durante un test, il pannello di destra ti mostra i log in tempo reale: vedi ogni passo accendersi, cosa entra e cosa esce, dove eventualmente si inceppa.

Salva, poi Pubblica

Due pulsanti, due significati diversi:

• Salva tiene il lavoro come bozza. Puoi tornarci quando vuoi; non è ancora operativo.

• Pubblica lo rende attivo: da quel momento il trigger è armato e il workflow lavora sul serio. Alla pubblicazione il sistema fa un controllo e, se qualcosa non torna, te lo dice con chiarezza:

  "Questo workflow ha degli errori. Correggi i nodi evidenziati prima di pubblicare."

  I controlli tipici: deve esserci almeno un trigger, tutti i nodi devono essere collegati, e i campi obbligatori di ogni pezzo devono essere compilati. I nodi con problemi si illuminano, così sai subito dove mettere le mani.

Un bonus: ogni pubblicazione salva una versione. Se una modifica non ti convince, apri il pannello Versioni e torni a una precedente. Rete di sicurezza sempre presente.

Attivo o in pausa quando vuoi: puoi disattivare un workflow senza cancellarlo e riattivarlo più tardi, senza ripubblicare.

Guardalo lavorare

Una volta live, ogni volta che scatta lascia una traccia. Nel pannello Runs (esecuzioni) trovi lo storico: quando è partito, quanto è durato, com'è andato — completato, in corso, fallito, in attesa. Apri una singola esecuzione e vedi la timeline passo per passo: per ognuno puoi ispezionare i dati in ingresso e in uscita e i log. E se un'esecuzione è fallita per un intoppo temporaneo, c'è il pulsante Riprova.

Lanciare su tanti contatti in un colpo

Se il trigger è Lista contatti, Import CSV o Google Sheet, sblocchi il pulsante "Esegui su tutti i contatti": il workflow gira una volta per ciascuno, con i suoi dati. È il modo per trasformare un singolo percorso in una campagna orchestrata — es. "chiama 500 lead, e per ognuno gestisci il follow-up in base a com'è andata".

Tre ricette pronte da cui rubare

Tutte e tre sono realizzabili oggi con i pezzi marcati ✅.

In sintesi

• Un workflow = un trigger + azioni + condizioni. Tienilo a mente e non ti perdi.

• Le variabili {{ }} fanno passare i dati veri tra i passi: è ciò che rende tutto personalizzato.

• Salva = bozza, Pubblica = operativo (con controllo automatico e versioni di sicurezza).

• Prova sempre con dati tuoi prima di pubblicare, e poi tieni d'occhio i Runs.

• Occhio all'etichetta 🟡 In arrivo: quei pezzi li vedi ma non funzionano ancora.

Il bello dei workflow è che parti piccolo — una email dopo una chiamata — e cresci senza accorgerti: un bivio qui, un'attesa là, una campagna su mille contatti. Il tuo collaboratore digitale impara un pezzo alla volta, e non stacca mai.