Follow-up e Reminder con Agenti Vocali AI

Quando usarlo

L'agente di follow-up è perfetto per chiamate outbound ripetitive: confermare appuntamenti, ricordare pagamenti, riattivare clienti che non comprano da tempo, raccogliere feedback post-acquisto. Sono chiamate brevi, ad alto volume, che richiederebbero ore di lavoro manuale.

Configurazione base

Nella Chat AI, descrivi l'agente così:

"Crea un agente outbound per [tipo di follow-up]. Deve chiamare i contatti da una lista, [obiettivo specifico: confermare appuntamento / ricordare scadenza / proporre riacquisto], e registrare l'esito della chiamata."

L'AI configurerà un agente di tipo outbound con le variabili dinamiche per personalizzare ogni chiamata.

Come far partire le chiamate

Una volta configurato l'agente, hai due modi per far partire le chiamate di follow-up:

Metodo 1: Campagna batch

Usa questo metodo quando hai una lista di contatti da chiamare tutti insieme (es. tutti gli appuntamenti di domani, tutti i clienti con fatture scadute).

1. Vai in Chiamate in Batch dal menu laterale

2. Clicca Crea Campagna

3. Seleziona l'agente di follow-up che hai creato

4. Carica il CSV con i contatti e le variabili (nome, telefono, data_appuntamento, ecc.)

5. Imposta la finestra oraria (es. 9:00-12:30)

6. Avvia la campagna

L'agente chiamerà tutti i contatti in sequenza, rispettando gli orari impostati.

Metodo 2: Trigger automatico via API

Usa questo metodo quando vuoi che la chiamata parta automaticamente al verificarsi di un evento (es. appuntamento creato nel gestionale, fattura emessa, ordine completato).

Con n8n o Zapier: crea un workflow che si attiva quando l'evento accade nel tuo sistema. Il workflow chiama l'API DeepAgent passando il numero e le variabili del contatto.

Dal tuo gestionale: se hai un sistema custom, integra direttamente l'API:

POST https://api.deepagent.ai/v1/calls/outbound {  "agentId": "agent_xxxxx",  "phoneNumber": "+393331234567",  "variables": {  "nome": "Mario",  "data_appuntamento": "domani alle 15:00"  } }

La chiamata parte entro pochi secondi dall'evento.

Quale metodo scegliere

Campagna batch: conferme appuntamenti giornaliere, solleciti mensili, riattivazione clienti dormienti. Prepari la lista, lanci, monitori.

Trigger API: conferma immediata post-prenotazione, reminder 24h prima calcolato dal gestionale, follow-up post-acquisto in tempo reale.

Puoi usare entrambi i metodi con lo stesso agente.

Variabili dinamiche

Per le chiamate outbound, ogni contatto ha dati diversi. Usa le variabili:

• {{nome}}: nome del contatto

• {{data_appuntamento}}: data dell'appuntamento da confermare

• {{ultimo_acquisto}}: data o prodotto dell'ultimo acquisto

• {{importo_scaduto}}: importo da pagare

• {{nome_prodotto}}: prodotto acquistato o da proporre

Nella Chat AI: "L'agente deve usare il nome del contatto e la data dell'appuntamento per personalizzare la chiamata."

Casi d'uso specifici

Conferma appuntamenti

L'agente chiama 24-48h prima dell'appuntamento per confermare.

Script tipo: "Buongiorno {{nome}}, chiamo da [azienda] per confermare il suo appuntamento di [domani/dopodomani] alle {{ora}}. Conferma la sua presenza?"

Esiti possibili: confermato, da spostare, da cancellare, non risponde.

Reminder pagamenti

L'agente chiama per ricordare scadenze o sollecitare pagamenti.

Script tipo: "Buongiorno {{nome}}, chiamo da [azienda] per un cortese promemoria riguardo alla fattura di {{importo}} in scadenza il {{data}}. Ha già provveduto al pagamento?"

Tono: cortese ma chiaro. Mai aggressivo.

Riattivazione clienti

L'agente chiama clienti che non acquistano da X mesi.

Script tipo: "Buongiorno {{nome}}, sono [nome] di [azienda]. È passato un po' di tempo dal suo ultimo acquisto e volevamo sapere se ha bisogno di qualcosa. Abbiamo anche delle novità che potrebbero interessarle."

Obiettivo: capire se c'è interesse, fissare appuntamento o inviare catalogo.

Raccolta feedback

L'agente chiama dopo un acquisto o un servizio per raccogliere feedback.

Script tipo: "Buongiorno {{nome}}, chiamo da [azienda] per sapere come si è trovato con {{prodotto/servizio}}. Ha qualche minuto per darci un feedback?"

Raccogliere: valutazione (1-5), commenti, suggerimenti.

Gestire le liste di contatti

Per le campagne outbound serve una lista di contatti con i dati necessari. Puoi:

Upload CSV: carica un file con nome, telefono e variabili personalizzate

Integrazione CRM: collega il CRM per estrarre automaticamente i contatti da chiamare

Trigger automatico: con n8n, crea un workflow che attiva le chiamate quando si verifica un evento (es. appuntamento creato, fattura emessa)

Orari e frequenza

Le chiamate outbound hanno regole:

Orari consentiti: generalmente 9:00-20:00, evita pranzo (12:30-14:30) e cena (19:30-21:00)

Numero di tentativi: se non risponde, riprova max 2-3 volte in giorni diversi

Frequenza: non chiamare lo stesso contatto più di una volta a settimana per lo stesso motivo

Configura queste regole nel sistema di batch calling o nel workflow n8n.

Gestire la segreteria telefonica

Quando l'agente trova la segreteria, può:

Lasciare messaggio: breve, con motivo della chiamata e callback number

Riagganciare: e riprovare più tardi

Segnare come "segreteria": per follow-up alternativo (SMS, email)

Nella Chat AI: "Se risponde la segreteria, l'agente deve lasciare un messaggio breve con il motivo della chiamata e il numero da richiamare."

Registrare gli esiti

Ogni chiamata deve avere un esito tracciato:

• Completata con successo: obiettivo raggiunto (appuntamento confermato, pagamento promesso, interesse mostrato)

• Completata senza successo: contatto raggiunto ma obiettivo non raggiunto

• Non risponde: da riprovare

• Numero errato: da rimuovere dalla lista

• Non interessato: da non ricontattare per questo motivo

Esporta questi dati su Google Sheets o CRM per analisi e follow-up.

Metriche da monitorare

• Contact rate: % di chiamate che raggiungono il contatto

• Conversion rate: % di chiamate con esito positivo

• Tempo medio chiamata: durata media

• Best performing time: orari con migliori risultati

Usa questi dati per ottimizzare orari e script.

Errori comuni

Script troppo lungo: le chiamate outbound devono essere brevi. Vai al punto in 30 secondi.

Troppo push: se il contatto dice no, ringrazia e chiudi. Insistere peggiora la relazione.

Nessuna personalizzazione: chiamare "Buongiorno, chiamo da..." senza usare il nome sembra spam.

Ignorare il "non chiamare più": se qualcuno chiede di non essere ricontattato, rimuovilo immediatamente dalla lista.