Guida al collegamento del calendario su DeepAgent

Come configurare il calendario passo dopo passo per i tuoi agenti vocali

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Ultimo aggiornamento Circa 2 mesi fa

Come funziona

La configurazione del calendario si compone di tre momenti: prima si prepara il proprio Google Calendar, poi si collega alla piattaforma dalla sezione Integrations, e infine si configurano i tool sull’agente.

Segui questa guida nell’ordine indicato per completare la configurazione correttamente.

Riepilogo posizioni:

Cosa

Dove

Preparazione calendario

Google Calendar (fuori dalla piattaforma)

Connessione Google Calendar

Dashboard → Integrations → Calendar

Tool Get Availability

Agente → Step 2 → Add Tool

Tool Book Appointment

Agente → Step 2 → Add Tool

Prompt / Istruzioni

Agente → Step 5 → Instructions

Deploy

Agente → Step 6 → Test & Deploy

Flusso completo di configurazione

PARTE 1 – Prepara Google Calendar

▼

Crea calendario dedicato + verifica fuso orario

▼

PARTE 2 – Connetti Google Calendar alla piattaforma

▼

Dashboard → Integrations → Calendar → Connect

▼

PARTE 3 – Configura i Tool nell’Agente

▼

Step 2: In-Call Actions → Add Tool

▼

PARTE 4 – Configura il Prompt

▼

Step 5: Instructions → Istruzioni calendario

▼

PARTE 5 – Deploy e Test

▼

Step 6: Deploy + chiamata di test ✅

PARTE 1: Prepara il tuo Google Calendar

Prima di tutto, assicurati che il tuo Google Calendar sia pronto per essere collegato alla piattaforma.

Step 1.1 - Crea un calendario dedicato

  • Apri Google Calendar (calendar.google.com)

  • Nella barra laterale sinistra, clicca il "+" accanto a "Altri calendari"

  • Seleziona "Crea nuovo calendario"

  • Dai un nome chiaro, ad esempio "Appuntamenti DeepAgent"

  • Clicca "Crea calendario"

💡 Suggerimento: Usare un calendario dedicato ti permette di tenere separati gli appuntamenti dell’agente da quelli personali o lavorativi.

Step 1.2 - Verifica il fuso orario

  • In Google Calendar, clicca l’icona ingranaggio → Impostazioni

  • Nella sezione "Fuso orario", verifica che sia impostato correttamente (es. "(GMT+01:00) Roma")

  • Se necessario, correggi il fuso orario

ℹ️ Nota: Il fuso orario di Google Calendar deve corrispondere a quello dei tuoi clienti, altrimenti gli orari proposti dall’agente non saranno corretti.

Step 1.3 - Imposta gli orari di disponibilità (opzionale)

  • Puoi bloccare gli slot in cui non vuoi ricevere appuntamenti creando eventi sul calendario

  • L’agente controllerà automaticamente la disponibilità e proporreà solo gli slot liberi

PARTE 2: Connetti Google Calendar alla Piattaforma

Ora che il tuo calendario è pronto, collegalo alla piattaforma DeepAgent dalla sezione Integrations. Questo passaggio è necessario prima di configurare l’agente.

Step 2.1 - Accedi alla sezione Calendar

  • Vai su Dashboard → Integrations → Calendar

  • Se ci sono connessioni precedenti non più attive, clicca "Disconnect" per rimuoverle

Step 2.2 - Connetti il tuo Google Calendar

  • Clicca "Connect Google Calendar"

  • Si apre una finestra di Google per l’autorizzazione (OAuth)

  • Seleziona l’account Google corretto (quello dove hai creato il calendario dedicato)

  • Clicca "Consenti" / "Allow" per tutti i permessi richiesti

  • Attendi il redirect automatico alla piattaforma

💡 Suggerimento: Se la finestra di Google non si apre, verifica che il tuo browser consenta i popup per questa pagina.

Step 2.3 - Verifica la connessione

  • La connessione deve apparire come "Connected" (verde)

  • Deve essere visibile l’email dell’account Google collegato

Step 2.4 - Seleziona il calendario specifico

  • Clicca sulla connessione per espandere le opzioni

  • Seleziona il calendario dedicato creato nella Parte 1 (es. "Appuntamenti DeepAgent")

  • Conferma la selezione

ℹ️ Nota: Se non vedi il calendario dedicato nell’elenco, torna su Google Calendar e verifica che sia stato creato correttamente sotto lo stesso account Google.

PARTE 3: Configura i Tool nell’Agente (Step 2: In-Call Actions)

Con il calendario collegato alla piattaforma, ora puoi aggiungere i tool di prenotazione all’agente.

Step 3.1 - Apri l’agente

  • Vai su Dashboard → Agents

  • Clicca sull’agente da configurare

  • Entra nella modalità di modifica (Edit / Agent Builder)

Step 3.2 - Aggiungi il tool Get Availability

  • Vai allo Step 2: In-Call Actions

  • Clicca il bottone "+ Add Tool" (in alto a destra)

  • Seleziona "Get Availability"

  • Nel dialog che si apre, seleziona la connessione Google Calendar già configurata nella Parte 2

  • Seleziona il calendario dedicato (es. "Appuntamenti DeepAgent")

Step 3.3 - Aggiungi il tool Book Appointment

  • Clicca di nuovo "+ Add Tool"

  • Seleziona "Book Appointment"

  • Verrà usata la stessa connessione Google Calendar

  • Seleziona lo stesso calendario scelto per Get Availability

Step 3.4 - Verifica i tool aggiunti

  • Nella lista dei tool dello Step 2 devono comparire:

    • Get Availability ✅

    • Book Appointment ✅

  • Entrambi devono mostrare il calendario collegato

PARTE 4: Configura il Prompt (Step 5: Instructions)

Step 4.1 - Apri le istruzioni dell’agente

  • Vai allo Step 5: Instructions

  • Questo è il prompt che guida il comportamento dell’agente durante le chiamate

Step 4.2 - Aggiungi le istruzioni per la gestione appuntamenti

Scegli il blocco di istruzioni adatto al tuo tipo di agente e copialo nelle istruzioni (Step 5). Qui sotto trovi due versioni: una per agenti Inbound (che ricevono chiamate) e una per agenti Outbound (che effettuano chiamate).

📞 Esempio per Agente INBOUND (riceve chiamate dai clienti)

## Gestione Appuntamenti (Agente Inbound)

Quando devi fissare un appuntamento:

1. USA SEMPRE get_availability per verificare gli slot disponibili

2. Proponi 2-3 opzioni di data/ora tra quelle DISPONIBILI

3. NON inventare mai orari - usa solo quelli restituiti

4. Quando il cliente conferma, usa book_appointment

Informazioni da raccogliere:

- Nome completo del cliente

- Email (per invito calendario)

- Motivo dell’appuntamento

- Data e ora confermate

📲 Esempio per Agente OUTBOUND (effettua chiamate verso i clienti)

## Gestione Appuntamenti (Agente Outbound)

Quando il cliente mostra interesse:

1. USA get_availability per verificare gli slot disponibili

2. Proponi 2-3 opzioni: "Abbiamo disponibilità lunedì alle 10,

martedì alle 15 o mercoledì alle 11. Quale preferisce?"

3. Quando conferma, usa book_appointment con:

- Nome: {customer_name} (variabile dinamica)

- Email: {customer_email} (variabile dinamica)

- Data/ora confermate

- Motivo dell’appuntamento

ℹ️ Nota: Per gli agenti Outbound, i dati del cliente (nome, email) vengono passati automaticamente tramite variabili dinamiche. Non serve chiederli durante la chiamata. Per gli agenti Inbound, invece, l’agente deve raccogliere queste informazioni dal cliente.

PARTE 5: Deploy e Test (Step 6)

Step 5.1 - Salva e fai il Deploy

  • Vai allo Step 6: Test & Deploy

  • Clicca "Save" per salvare tutte le modifiche

  • Clicca "Deploy" per sincronizzare con ElevenLabs

  • Attendi la conferma "Deploy successful"

Step 5.2 - Effettua una chiamata di test

  • Fai una chiamata di prova all’agente

  • Chiedi di verificare la disponibilità per un appuntamento

  • Prova a prenotare un appuntamento di test

Step 5.3 - Verifica su Google Calendar

  • Apri Google Calendar

  • Controlla che l’appuntamento di test sia presente nel calendario dedicato

  • Verifica che data e ora siano corrette

  • Controlla che il fuso orario sia quello giusto

PARTE 6: Domande Frequenti e Soluzioni

Se riscontri una delle situazioni qui sotto, segui la soluzione indicata:

Situazione

Causa

Cosa fare

La connessione risulta inattiva

Il collegamento OAuth è scaduto

Riconnetti il calendario da Integrations

Gli orari non corrispondono

Fuso orario diverso

Verifica il fuso orario in Google Calendar

Gli appuntamenti non vengono salvati

Connessione OAuth da rinnovare

Disconnetti e riconnetti da Integrations

L’agente non trova disponibilità

Il tool Get Availability non è attivo

Aggiungi il tool nello Step 2

L’agente propone orari inventati

Il prompt va perfezionato

Rivedi le istruzioni nello Step 5

La finestra OAuth non si apre

Il browser blocca i popup

Consenti i popup o prova un altro browser

Checklist Finale

Prima di considerare la configurazione completa, verifica di aver completato tutti questi passaggi:

Requisito

Dove

Fatto

Calendario dedicato creato su Google

Google Calendar

☐

Fuso orario verificato

Google Calendar → Impostazioni

☐

Google Calendar connesso alla piattaforma

Integrations → Calendar

☐

Connessione visibile come "Connected"

Integrations → Calendar

☐

Calendario specifico selezionato

Integrations → Calendar

☐

Tool Get Availability aggiunto

Agente → Step 2

☐

Tool Book Appointment aggiunto

Agente → Step 2

☐

Calendario selezionato sui tool

Agente → Step 2

☐

Istruzioni calendario nel prompt

Agente → Step 5

☐

Deploy completato

Agente → Step 6

☐

Test chiamata effettuato

Chiamata di prova

☐

Appuntamento test visibile su Google Calendar

Google Calendar

☐