Guida WhatsApp

Prima di iniziare — cosa ti serve

Se un numero non è ancora verificato da Meta puoi comunque collegarlo e usarlo: comparirà con il badge giallo "Non verificato", ma l'attivazione tecnica ("Registra") può funzionare lo stesso.

Parte 1 — Collegare un numero WhatsApp

Dove: Dashboard → Integrazioni → WhatsApp Business (percorso: /dashboard/integrations/whatsapp).

Flusso di collegamento (consigliato: login con Meta)

1. Apri Integrazioni → WhatsApp Business. Se non hai ancora collegato nulla vedi lo stato vuoto: "Nessun account connesso — Connetti il tuo profilo Meta per vedere i numeri WhatsApp Business".

2. Clicca "Accedi con Meta". Si apre il popup di login Meta.

3. Concedi i permessi richiesti (gestione e invio messaggi WhatsApp) e, se hai più account, scegli l'Account Meta Business giusto.

4. La piattaforma esegue in automatico i passaggi di collegamento e salva i numeri trovati. Al termine vedi la scheda dell'account con la tabella dei numeri.

Nota sicurezza: dopo il login il token di accesso resta lato server, non viene mai mostrato nell'interfaccia.

La tabella dei numeri

Ogni numero collegato mostra:

"Registra" attiva il numero su WhatsApp Cloud API (tooltip: "Attiva il numero su WhatsApp Cloud API"). La piattaforma tenta la registrazione automatica quando apri la pagina; se serve puoi rilanciarla manualmente con questo pulsante.

Se Meta ha la verifica in due passaggi (2FA) attiva, dopo "Registra" compare la finestra "PIN di verifica a due fattori": inserisci il PIN a 6 cifre configurato su Meta Business Manager e conferma con "Registra".

Verificato ≠ Registrato. Verificato = Meta ha confermato l'identità del numero. Registrato/Live = il numero è attivo su Cloud API (pulsante "Registra"). Sono due cose indipendenti.

Collegamento manuale (avanzato)

Se preferisci non usare il login Meta (es. setup BSP / System User), dal menu ⋯ → "Modifica token" puoi inserire manualmente: Nome, Access Token, Phone Number ID, WABA ID e versione API. È la modalità per chi gestisce i token a mano.

Gestire l'account collegato

• "Template" (in alto sulla scheda account, compare quando c'è almeno un numero): apre la gestione dei template WhatsApp approvati da Meta (necessari per aprire conversazioni e per le campagne).

• "Disconnetti": rimuove l'account Meta e tutti i suoi numeri. Azione irreversibile, chiede conferma.

• ⋯ → "Rimuovi numero": elimina un singolo numero. Anche questa chiede conferma.

Parte 2 — Creare un agente WhatsApp

Un agente WhatsApp è l'assistente AR che risponde in chat, segue i tuoi flussi e può eseguire azioni (prenotare, assegnare a un operatore, taggare il contatto…).

Un agente = un canale. Un agente WhatsApp gestisce solo WhatsApp. Per coprire più canali (es. voce + WhatsApp) crei più agenti e li orchestri, non un unico agente multicanale.

Dove: Dashboard → Agent Builder → si apre la scelta del canale → scegli la card "WhatsApp" → entri nel builder (/dashboard/agent-builder/whatsapp/new).

La struttura del builder: 5 tab

Il builder è a tab. In alto trovi il nome agente (modificabile), l'eventuale badge "Attivo", i pulsanti "Salva" e "Go live". A destra un riquadro riepilogo con pallino 🔴/🟢 per ogni sezione: rosso = manca qualcosa di obbligatorio, verde = completa.

1. Identità

• Nome agente (obbligatorio per andare live) — es. "Supporto Clienti WA".

• Descrizione (opzionale, nota interna).

• Lingue: Lingua principale (obbligatoria) + eventuali Lingue aggiuntive.

• Stile di conversazione: lunghezza risposte (Breve/Bilanciata/Dettagliata), uso emoji (Nessuna/Leggero/Molte), formattazione (Testo semplice/Strutturato), "una domanda alla volta".

2. Istruzioni

Qui definisci come pensa e parla l'agente. Due modalità:

• Guidata (default): sezioni compilabili — Identità e ruolo, Contesto, Obiettivo, Casi limite, Guardrail, Comportamento thread (leggere i messaggi recenti, riassumere thread lunghi, evitare domande ripetute, attendere messaggi raggruppati).

• Avanzata: editor di prompt libero (scrivi/incolli il testo).

• Parti da un template (opzionale): modelli pronti (Qualificazione lead, Supporto clienti, Prenotazione appuntamento, FAQ) che pre-compilano le sezioni.

• Base di conoscenza: carichi documenti/URL/FAQ da cui l'agente attinge per rispondere.

3. Azioni

Strumenti che l'agente può usare durante la chat:

• Prenota appuntamento (integrazione calendario).

• Strumenti personalizzati (chiamate a tue API REST).

• Memoria conversazioni (storico del contatto tra voce e WhatsApp).

• Azioni predefinite (CRM): Assegna a operatore, Aggiungi tag, Chiudi conversazione, Aggiorna contatto — ognuna con la propria configurazione (quando scatta, cosa dire al cliente…).

• Raccolta dati (opzionale): campi che l'agente deve raccogliere.

4. Flusso

Il flusso è il percorso di conversazione, su una tela a nodi (canvas visuale).

• Puoi avere più flussi per agente; uno è impostato come predefinito.

• Aggiungi un flusso da zero o parti da un modello (Prenotazione, Qualificazione lead, Supporto/FAQ, Follow-up).

• Tipi di nodo principali: Entry (avvio), Opener (messaggio template di apertura per flussi in uscita), Step (messaggi), Branch (condizioni "se l'utente risponde X → vai a…"), Terminali (Handoff / Fine conversazione).

• Per ogni step: testo del messaggio (supporta {{variabile}}), fino a 3 risposte rapide (pulsanti, max ~20 caratteri l'uno) e azioni collaterali (tag, chiamata a strumento, salto a step, handoff).

• Il pannello problemi segnala flussi non validi (step irraggiungibili, template mancanti/non approvati) e ti porta direttamente al nodo da correggere.

5. Operatività

• Buffer di risposta: quanto attende l'agente prima di rispondere (raggruppa i messaggi).

• Presenza: indicatore "sta scrivendo…" e conferme di lettura.

• Orari operatore: fasce di disponibilità umana; fuori da quelle risponde l'AI.

• Fuori dagli orari operatore: silenzio, oppure invio di un template o di un messaggio di testo.

Pubblicare l'agente (Go live)

1. Completa almeno: Nome, Lingua principale, Istruzioni e seleziona un numero WhatsApp. (Se manca qualcosa, il pulsante lo segnala: es. "Seleziona un numero WhatsApp per andare live".)

2. Clicca "Go live" in alto a destra. L'agente viene salvato, compilato e attivato: lo stato passa da "Bozza" a "Attivo" e vieni portato alla pagina di dettaglio dell'agente.

3. Da lì puoi testarlo, vedere le conversazioni e le analitiche. Per modificarlo, rientri nel builder: le modifiche salvate aggiornano l'agente live.

Se esci con modifiche non salvate, l'app te lo chiede: Annulla / Esci senza salvare / Salva ed esci.

Parte 3: Creare una campagna WhatsApp

Una campagna invia un messaggio template a molti contatti in una volta (outreach di massa).

Dove: Dashboard → Campagne → "Nuova Campagna" (percorso: /dashboard/campaigns/new).

Serve il piano WhatsApp. Se il workspace non ha un piano WhatsApp attivo, il pannello mostra "Add-on WhatsApp richiesto" e non puoi inviare. Serve anche il permesso creazione campagne nel workspace.

Layout: form a sinistra, riepilogo a destra

Tutto in una schermata: a sinistra le sezioni di configurazione (dall'alto in basso), a destra un Riepilogo sempre visibile con il pulsante finale.

Passaggi

1. Canale: clicca "WhatsApp" ("Invia messaggi WhatsApp con template su larga scala"). La card WhatsApp appare solo se il workspace ha WhatsApp abilitato.

2. Dettagli campagna:

   • Nome Campagna (es. "Follow-up Lead Q2").

   • Seleziona un agente: la lista mostra solo agenti WhatsApp (prima quelli già attivi). L'agente scelto determina il numero mittente.

3. Messaggio WhatsApp:

   • Numero WhatsApp (mittente): impostato automaticamente dall'agente, non modificabile. Se l'agente non è collegato a un numero, l'app te lo segnala.

   • Template Messaggio: scegli tra i template approvati del numero (formato Nome (lingua)). Il pulsante 👁 apre l'anteprima su mockup telefono.

   • Variabili Template (se il template ne ha): per ogni {{variabile}} scegli l'origine — Valore statico (testo fisso uguale per tutti) o Campo contatto (colonna dall'audience, es. first_name). Esempio: {{firstName}} → campo first_name, {{sconto}} → valore statico 20%.

   • Messaggi per ora: slider 10–200 (default 60) per il ritmo di invio.

   • Regola fuori orario: Ritarda alla finestra successiva (i contatti fuori orario vengono accodati e inviati alla riapertura) oppure Salta contatto (non vengono contattati).

4. Importa contatti (attivo dopo aver scelto l'agente). Quattro modi:

   • Carica CSV (max 10MB): drag & drop, poi mappi le colonne ai campi contatto.

   • Google Sheets: colleghi l'account, scegli foglio e intervallo, mappi le colonne.

   • Inserimento manuale: tabella riga per riga (telefono obbligatorio + nome/email/variabili).

   • Lista contatti (se il CRM è attivo): scegli una lista salvata.

5. Quando lanciare: Immediatamente oppure Programma (scegli data e ora future).

6. Riepilogo (a destra): controlla agente, numero, template, audience e orario di lancio.

7. Lancia: "Crea e lancia" (invio subito) o "Programma campagna" (invio pianificato).

Dopo il lancio: risultati

Vieni riportato al Centro Campagne (/dashboard/campaigns); apri la campagna per il dettaglio.

• Delivery: funnel Inviati → Consegnati → Letti → Risposte con relative percentuali, più contatori Opt-out e Falliti e le date di inizio/fine.

• Audience: tabella cercabile dei destinatari con stato (In attesa/Inviato/Consegnato/Letto/ Fallito), filtri ed export CSV.

Limiti attuali (da sapere)

• Nessun retry automatico per le campagne WhatsApp (diversamente dalle chiamate).

• Tutti i destinatari ricevono lo stesso template; la personalizzazione passa solo dalle variabili (valore statico o campo contatto).

Riepilogo dei tre percorsi